Supplier Code of Conduct

Zur Herstellung unserer Produkte beziehen wir Rohstoffe und Waren aus aller Welt und nehmen globale Dienstleistungen in Anspruch. Als familiengeführte Unternehmensgruppe mit einer über 250jährigen Tradition fühlt sich die von Eicken Gruppe ihrer sozialen Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und den Schutz der Umweltbelange besonders verpflichtet.

Wir richten unsere Unternehmenstätigkeit an international anerkannten Rahmenwerken und Standards sowie nationalen Gesetzen aus. Dabei sind wir uns bewusst, dass die Gewährleistung und Förderung einer verantwortungsvollen Produktlieferkette und die Einhaltung unternehmerischer Sorgfaltspflichten entlang dieser Lieferkette dynamische Prozesse sind. In der Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte und Umweltbelange haben sich die Unternehmen der von Eicken Gruppe zur Achtung von Mindeststandards bekannt.
Verantwortungsbewusstsein und Nachhaltigkeitsbelange nehmen in der von Eicken Gruppe auch bei den Beschaffungsprozessen eine wichtige Rolle ein. Bei der Vergabeentscheidung werden nicht nur wirtschaftliche, technische und prozessuale Aspekte berücksichtigt; auch soziale, ökologische und ethische Kriterien stehen gleichwertig daneben.

Aus den in unserer Grundsatzerklärung anerkannten Standards und Prinzipien abgeleitet, haben wir auch die nachhaltigkeitsbezogenen Erwartungen an unsere Lieferanten einschließlich deren Tochtergesellschaften, Mitarbeitenden, Vertretern, Subunternehmern und Vertragspartnern (nachfolgend gemeinschaftlich als „Lieferanten“ bezeichnet) formuliert. Unsere Erwartungen haben wir in diesem Verhaltenskodex für Lieferanten (hier „Supplier Code of Conduct (SCoC)“ genannt) niedergelegt.
Wir erwarten von unseren Lieferanten die Achtung höchster Menschenrechts- und Umweltstandards sowie die Einhaltung geltender Vorschriften. Unsere Lieferanten sollen verantwortungsvolle Arbeitspraktiken sicherstellen und sich konsequent um die Förderung von Nachhaltigkeitsbelangen bemühen, beispielsweise durch verbesserte Arbeitsbedingungen, einen verstärkten Schutz der Menschenrechte, einen schonenderen Umgang mit Ressourcen und die Förderung klimafreundlicher Produkte und Prozesse. Gegenstand der Bemühungen soll dabei nicht nur der eigene Geschäftsbereich, sondern ausdrücklich auch die vollständige vorgelagerte Lieferkette sein.

Die in diesem Dokument niedergelegten Grundsätze und Erwartungen bilden ein nicht verhandelbares Mindestmaß, welches Lieferanten bei allen Geschäftsvorgängen mit Unternehmen der von Eicken Gruppe zu achten und einzuhalten haben.

Grundsätze und Anforderungen im eigenen Geschäftsbereich und in den Lieferketten der Lieferanten 

1. Allgemeine Anforderungen 

• Einhaltung aller gültigen Gesetze, Regeln und Rechtsvorschriften der Länder, in denen Lieferanten tätig bzw. ansässig sind. Dazu gehören ausdrücklich auch die geltenden Arbeits- und Arbeitsschutzvorschriften, die Energie- und Umweltnormen sowie Regeln zur Verhinderung von Korruption. 
• Achtung der von den Vereinten Nationen definierten Grundsätzen und erarbeiteten Konventionen, namentlich der Erklärung der Menschenrechte, den Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, den Kinder- und Frauenrechtskonventionen sowie den Empfehlungen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zu Arbeits- und Sozialstandards. 
• Einhaltung des Pariser Klimaschutzabkommens, des Basler Übereinkommens über die Kontrolle und Verbringung gefährlicher Abfälle und des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe. 
• Achtung der von der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) definierten Grundsätze zur Bekämpfung der Korruption. 

2. Menschen- und Arbeitnehmerrechte 

• Kinderarbeit: Jegliche Form der Kinderarbeit ist zu unterlassen. Bei der Beschäftigung jugendlicher Arbeitnehmer hat der Lieferant sicherzustellen, dass die Tätigkeit keine negativen Auswirkungen auf die Sicherheit, Gesundheit, Entwicklung und Moral der jugendlichen Beschäftigten mit sich bringt. 
• Zwangsarbeit: Jegliche Form der Zwangsarbeit sowie jegliche Beteiligung an Menschenhandelspraktiken ist zu unterlassen. Bei der Inanspruchnahme von Arbeitsvermittlern darf der Lieferant nur zertifizierte Agenturen einsetzen. 
• Diskriminierung: Jede Form der Diskriminierung aufgrund von Merkmalen wie Geschlecht, Hautfarbe, Religion, Nationalität, politischer oder sonstiger Weltanschauung, ethnischer Herkunft, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung oder Identität ist zu unterlassen. Insbesondere sind Chancengleichheit und Gleichbehandlung im betrieblichen Alltag und bei Beförderung oder Gewährung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zu gewährleisten. 
• Kollektivfreiheit: Die Rechte zur Bildung einer Arbeitnehmervertretung und zur Führung von Kollektivverhandlungen sind zu gewährleisten. 
• Vergütung und Arbeitszeit: Die Regelungen zu Arbeitszeit, Vergütungsmodalitäten, Mindesteinkommen und Sozialleistungen nach Maßgabe anwendbarer nationaler Gesetzgebung sind zu gewährleisten. 
• Persönlichkeitsrechte und Meinungsäußerung: Die Persönlichkeitsrechte und das Recht auf freie Meinungsäußerung sind zu gewährleisten. 
• Arbeits- und Gesundheitsschutz: Die Gesundheit der Mitarbeitenden wird durch ein angemessenes Arbeitsschutzmanagement, insbesondere durch Bereitstellung angemessener Arbeitsplätze, Arbeitsmittel und soweit erforderlich durch Schutzausrüstung gewährleistet.

3. Umweltbelange und Klimaschutz

• Schutz der Menschenrechte: Schädliche Umweltveränderungen und -Verunreinigungen, die das Potential haben, die natürliche Lebensgrundlage zu gefährden, sind zu unterlassen.
• Umweltgenehmigungen: Für eine Tätigkeit erforderliche Umweltgenehmigungen sind vom Lieferanten einzuholen, aktuell zu halten und deren Einhaltung zu gewährleisten.
• Ressourcen: Der schonende Umgang mit Ressourcen (insbesondere Rohstoffe, Energie und Wasser) ist durch effiziente und verantwortungsvolle Nutzung zu gewährleisten. Es sind Technologien zur Vermeidung und Reduzierung von Abfall und Abwasser- und Schadstoffbelastung einzusetzen und die Wiederverwendung von Rohstoffen zu fördern.
• Treibhausgasemissionen: Die Einhaltung des Pariser Klimaabkommens ist durch Maßnahmen zur Reduzierung direkter und indirekter CO2-Emissionen und Steigerung des Einsatzes erneuerbarer Energien und alternativer Energiequellen zu gewährleisten.
• Gefahrstoffe und Produktsicherheit: Die gesetzeskonforme Kennzeichnung gefährlicher Stoffe, Chemikalien und Substanzen sowie ihre sichere Lagerung, Handhabung und Wiederverwendung sind zu gewährleisten.

4. Geschäftliche Integrität

• Korruption und Bestechung: Jegliche Form der Korruption und Bestechung im geschäftlichen Kontakt zu eigenen Lieferanten oder gegenüber der von Eicken Gruppe ist zu unterlassen.
• Interessenkonflikte: Geschäftsbezogene Entscheidungen sind ausschließlich auf Grundlage sachlicher Kriterien zu treffen. Interessenkonflikte mit privaten Belangen, wirtschaftlichen oder sonstigen Aktivitäten sind zu vermeiden.
• Freier Wettbewerb: Die Einhaltung geltender Kartell- und Geldwäschepräventionsgesetze ist zu gewährleisten. Die Mitarbeitenden beteiligen sich weder an kartellrechtswidrigen Absprachen oder Geldwäscheaktivitäten, noch nutzen Sie eine marktbeherrschende Stellung missbräuchlich aus.
• Informationssicherheit: Der umfassende Schutz von personenbezogenen Daten und geschäftsbezogenen Daten der von Eicken Gruppe ist durch angemessene und wirksame IT-Systeme zu gewährleisten.
• Außenwirtschaftsrecht: Die Einhaltung von Exportkontroll- und Embargovorschriften ist zu gewährleisten. Geschäftsbeziehungen zu sanktionierten Personen, Unternehmen oder Organisationen dürfen nicht unterhalten werden.
• Transparenz der Lieferkette: Der Lieferant hat die vollständige Rückverfolgbarkeit der von ihm an Unternehmen der von Eicken Gruppe gelieferten Waren und der vorgelagert beteiligten Personen, Unternehmen oder Organisationen zu gewährleisten.

Einhaltung und Überprüfung unserer Erwartungen

1. Einhaltung des SCoC und Meldewesen
Der Lieferant sichert zu, die Regelungen dieses Supplier Code of Conduct innerhalb des eigenen Unternehmens sowie entlang der vorgelagerten Lieferkette in angemessener Form zu adressieren und durch geeignete vertragliche Regelungen durchzusetzen.
Stellt der Lieferant fest, dass die Verletzung der in diesem SCoC formulierten Erwartungen bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, wird er unverzüglich alles Erforderliche unternehmen, um diese Verletzung schnellstmöglich zu beenden, zu verhindern oder das Ausmaß auf ein Minimum zu reduzieren.

Die von Eicken Gruppe hat ein Meldewesen implementiert, welches auch den Lieferanten und ihren Mitarbeitenden zugänglich gemacht wird. Mögliche Verstöße gegen die in diesem SCoC formulierten Erwartungen können dieser unabhängigen, weisungsfreien Stelle – auf Wunsch auch anonym – mitgeteilt werden. Den Zugang zu unserer Meldestelle finden Sie hier:
https://www.von-eicken.com/de/verantwortung/kontaktformular-interne-meldestelle

An diese Stelle sind auch alle von dem Lieferanten festgestellten Verletzungen des SCoC unverzüglich zu melden.

2. Überprüfung
Die regelmäßige Evaluation ist fester Bestandteil unseres nachhaltigkeitsbezogenen Risikomanagementsystems. Dabei analysieren wir auch den Lieferantenstamm der von Eicken Gruppe darauf, ob und welche potenziellen Nachhaltigkeitsrisiken bei ihnen bestehen und leiten danach Maßnahmen zur Minderung und Behebung festgestellter Risiken ein.

Gegenstand der Analyse ist auch die Umsetzung dieses SCoC. Die von Eicken Gruppe behält sich deshalb vor, die Einhaltung der in diesem SCoC niedergelegten Erwartungen durch geeignete Maßnahmen wie beispielsweise Fragebögen oder Audits zu überprüfen. Der Lieferant verpflichtet sich zur Mitwirkung und wird auf Anforderung sämtliche erforderlichen Auskünfte erteilen und angeforderte Unterlagen zur Verfügung stellen. Die Informationen werden durch die von Eicken Gruppe dabei so behandelt, dass Geschäftsgeheimnisse des Lieferanten sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen gewahrt werden.

Bei Verdacht der Nichteinhaltung dieser Grundsätze und Anforderungen ist die von Eicken Gruppe berechtigt, dem Lieferanten eine angemessene Frist zur Beseitigung der Verletzung zu setzen.
Kommt ein Lieferant den Anforderungen des SCoC nicht nach oder liegt eine schwerwiegende oder wiederholte Verletzung der darin formulierten Erwartungen vor, behält sich die von Eicken Gruppe das Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung der Geschäftsbeziehung vor.

Lübeck, Mai 2024

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